Păstrezi documentele firmei în format digital? Securitatea datelor trebuie să reprezinte prioritatea în arhivarea electronică, pentru protejarea documentelor împotriva accesului neautorizat, pierderii sau coruperii. Iată câteva practici recomandate pentru a proteja eficient datele digitale:
Criptarea datelor din arhive electronice
Criptarea datelor este recomandată pentru îmbunătățirea securității în sistemele de arhivare electronică, pentru că transformă informațiile într-un cod care nu poate fi înțeles fără o cheie de decriptare. Există două tipuri principale de criptare: simetrică și asimetrică. În criptarea simetrică, aceeași cheie este folosită pentru criptare și decriptare. Acest lucru înseamnă că, dacă un atacator obține cheia, atunci ar putea decripta toate datele.
Pe de altă parte, criptarea asimetrică utilizează două chei diferite – una publică pentru criptare și una privată pentru decriptare. Acest lucru asigură un nivel suplimentar de securitate, deoarece chiar dacă un atacator obține cheia publică, el nu poate decripta datele fără cheia privată.
Backup regulat al documentelor arhivate digital
Realizează copii de siguranță ale datelor pe medii diferite și în locații diferite. Acest lucru minimizează riscul de pierdere a datelor în cazul unei defecțiuni a echipamentelor hardware sau al unui atac cibernetic.
Realizarea unui backup regulat al datelor poate fi realizată în mai multe moduri. Una dintre cele mai simple metode este copierea manuală a fișierelor pe un dispozitiv de stocare extern, cum ar fi un hard disk extern sau un stick USB. Cu toate acestea, această metodă poate fi consumatoare de timp și există riscul de a uita să realizezi backup-ul. O altă metodă este utilizarea unui software de backup automat, care poate realiza copii de rezervă ale datelor în mod regulat, fără intervenția utilizatorului. În sfârșit, o altă opțiune este stocarea datelor în cloud, care oferă acces la date de oriunde, dar necesită o conexiune la internet și implică un grad de încredere în furnizorul de servicii cloud.
Controlul accesului la arhive electronice
Asigură-te că doar persoanele autorizate au acces la documente digitale. Utilizarea autentificării cu mai mulți factori poate întări securitatea. Autentificarea se referă la procesul de verificare a identității unui utilizator, în timp ce autorizarea implică stabilirea drepturilor de acces ale unui utilizator autentificat. În acest context, pot fi utilizate diverse metode de autentificare, cum ar fi autentificarea cu doi factori (2FA), autentificarea biometrică sau autentificarea bazată pe certificate.
Trasabilitatea accesului reprezintă un alt aspect esențial. Este important să se țină evidența persoanelor care accesează arhiva electronică și a acțiunilor pe care le fac, pentru a putea detecta și preveni eventualele încălcări ale securității. Aceasta poate fi realizată prin jurnale de audit sau prin alte mecanisme de monitorizare a accesului.
Actualizările aplicațiilor software de arhivare
Menține software-ul de arhivare și orice alt software relevant actualizat la cele mai recente versiuni, pentru protecție împotriva vulnerabilităților de securitate. Procesul de actualizare în sine implică verificarea existenței unei actualizări disponibile, descărcarea și instalarea acesteia, confirmarea că actualizarea a fost instalată cu succes.
Politici de securitate și managementul riscurilor în arhivarea digitală
Dezvoltă și implementează politici stricte de securitate pentru a gestiona cum sunt create, stocate, accesate și distruse documentele digitale. Stabilește proceduri clare privind accesul la date, autentificarea, criptarea datelor, backup-ul regulat și recuperarea datelor în caz de pierdere. În funcție de natura activității, aceste politici se pot modifica și se adaptează în mod constant la noile amenințări sau la modificarea contextului de afaceri.
Un alt aspect important îl reprezintă conștientizarea și educarea utilizatorilor. Aceștia pot fi vulnerabili la phishing sau alte forme de atacuri cibernetice. Prin urmare, este esențial ca toți angajații implicați în utilizarea arhivelor electronice să fie instruiți în legătură cu politicile de securitate și cu rolul pe care îl au în protejarea datelor.
